忙しい人のためのgmail活用術紹介します。IT詳しくない人でもできますよ。

2012年05月07日 written by 渡辺 正毅 | Tagged , , ,

忙しい人のためのツール活用方法を紹介します。
今回はスタッフからお願いされたGMAILにします。
毎日大量のメールが届く人も、別それほどでもないって人も、
GMAILを使える環境があるならば処理効率を高められますよ。
皆使い方はそれぞれですし向き不向きもあると思いますが、
すくなくともカスタマイズ無しの状態よりは良いです。

Gmail Settings -> Labs 設定
lab1

lab2

まずはLabsの設定から。好みもあるので遊んでみてください。
詳細は自身で確認して、Enableに (有効にする)してください。

  1. 設定画面を開いてLabsを選択してください
  2. Background Send 日本語だと「バックグラウンドで送信」
    • 作業効率を上げる設定で、別にEnable(有効にする)しなくても大丈夫です。Enableすると送信中に次のメールの確認や作成ができます。
  3. Default “Reply to all” 日本語だと「常に全員に返信」
    • 作業効率を上げる設定で、別にEnable(有効にする)しなくても大丈夫です。EnableするとTO/CCに入れている全員に返信してくれます。
  4. Move Icon Column 日本語だと「アイコン欄を移動する」
    • 作業効率を上げる設定で、別にEnable(有効にする)しなくても大丈夫です。Enableすると見やすくなる(ような気がする)だけです。
  5. Send and Archive 日本語だと「送信 & アーカイブ」
    • こちらは騙されたとおもってEnableにしてください。メールを返信と同時にアーカイブ(受信箱では非表示にする)してくれます。
  6. Multiple Inboxes 日本語だと「マルチ受信トレイ」
    • こちらも騙されたとおもってEnableにしてください。初期表示する受信トレイを複数作ることができます。

Gmail Settings -> Multiple Inboxes 設定
multipleinboxes

  1. 設定画面を開いてMultiple Inboxesを選択してください。
  2. Pane 0 に添付と同じ文字を打ち込んでください。通常の受信箱と一緒に、★の付いたメールだけを集めた受信箱を表示してくれます。
  3. 表示件数はなるべく大きな数字を打ち込んで★付きのメールは全て表示するように設定します。
  4. ★の付いたメールだけを集めた受信箱を、通常の受信箱の下に表示するよう設定します。

そうすると、下記のような画面になります。

設定後 -> 受信トレイ ※3は別途設定が必要ですが気にしないでください
Inbox-piichan1031@gmail

  1. 通常の受信箱
    • 未確認 or 未返信 のメールはこちらに残っています。
  2. ★付きのメール
    • 返信済 and 未完了 のメールはこちらに残っています。
  3. 処理済み のメールはArchive(保管)しているので全て残っています。
  4. 探しだす 時は検索を使います。普段必要ないものは保管だけで十分です。

毎日何回もみる受信箱がメールで溢れかえっていたり
すぐに対応したいものとそうでないものが混ざってたり
あとで対応が求められているものが埋もれたりすると
それだけで仕事が大変という気持ちになってしまいます。

別のTODOリストや手帳で管理するのも手ですが
どうせなら普段から使っているツールで整理するのが
最も効率がよくて頭への負荷が少なく本業に集中できます。

この考え方に同意できるかたは、
対応が求められているメールに★をつけていって、
その後すべてのメールを選択してArchive(保管)すると
すぐにこの方法でメールが管理できるようになります。

お恥ずかしながら、僕の処理効率方法を紹介させていただきました。
感想・アドバイス・その他Tipsなどあれば、聞かせてくださいね。


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2012年05月07日
written by 渡辺 正毅

About 渡辺 正毅

1984年生まれ、サンフランシスコ育ち。高校までは心理学と数学を主に勉強する。日本の食、漫画、人が大好きで、大学から憧れの日本にいき移住することを決意。慶應義塾大学SFCでは奥出研究室でプロダクトデザインを学び、大岩研究室でソフトウェア開発を学ぶ。Microsoft主催ImagineCup採択された「あしあと」のプロダクトデザインを担当する。大学卒業後、NHN Japan㈱を経て、BPS㈱を設立。事業プランニング、ウェブマーケティングのコンサルティング、Ruby/PHPのWebアプリ開発、iPhone/Androidアプリ開発ディレクションを行う。 簡単アルバム視聴で音楽をより身近に「MusicFly」でAuOneマーケット1位獲得。 型(カタ)で象(かたど)るカメラアプリ「カタぞう」で5万会員突破。 漫画を世界へ「MangaReborn」では、全国中小企業団体中央会によるグローバル技術連携・創業支援補助金(創業枠)を獲得。