忙しい人のためのツール活用方法を紹介します。
今回はスタッフからお願いされたGMAILにします。
毎日大量のメールが届く人も、別それほどでもないって人も、
GMAILを使える環境があるならば処理効率を高められますよ。
皆使い方はそれぞれですし向き不向きもあると思いますが、
すくなくともカスタマイズ無しの状態よりは良いです。
Gmail Settings -> Labs 設定
まずはLabsの設定から。好みもあるので遊んでみてください。
詳細は自身で確認して、Enableに （有効にする）してください。
- 設定画面を開いてLabsを選択してください
- Background Send 日本語だと「バックグラウンドで送信」
- 作業効率を上げる設定で、別にEnable（有効にする）しなくても大丈夫です。Enableすると送信中に次のメールの確認や作成ができます。
- Default "Reply to all" 日本語だと「常に全員に返信」
- 作業効率を上げる設定で、別にEnable（有効にする）しなくても大丈夫です。EnableするとTO/CCに入れている全員に返信してくれます。
- Move Icon Column 日本語だと「アイコン欄を移動する」
- 作業効率を上げる設定で、別にEnable（有効にする）しなくても大丈夫です。Enableすると見やすくなる（ような気がする）だけです。
- Send and Archive 日本語だと「送信 ＆ アーカイブ」
- こちらは騙されたとおもってEnableにしてください。メールを返信と同時にアーカイブ（受信箱では非表示にする）してくれます。
- Multiple Inboxes 日本語だと「マルチ受信トレイ」
- こちらも騙されたとおもってEnableにしてください。初期表示する受信トレイを複数作ることができます。
Gmail Settings -> Multiple Inboxes 設定
- 設定画面を開いてMultiple Inboxesを選択してください。
- Pane 0 に添付と同じ文字を打ち込んでください。通常の受信箱と一緒に、★の付いたメールだけを集めた受信箱を表示してくれます。
- 表示件数はなるべく大きな数字を打ち込んで★付きのメールは全て表示するように設定します。
- ★の付いたメールだけを集めた受信箱を、通常の受信箱の下に表示するよう設定します。
そうすると、下記のような画面になります。
設定後 -> 受信トレイ ※３は別途設定が必要ですが気にしないでください
- 通常の受信箱
- 未確認 or 未返信 のメールはこちらに残っています。
- ★付きのメール
- 返信済 and 未完了 のメールはこちらに残っています。
- 処理済み のメールはArchive（保管）しているので全て残っています。
- 探しだす 時は検索を使います。普段必要ないものは保管だけで十分です。
毎日何回もみる受信箱がメールで溢れかえっていたり
すぐに対応したいものとそうでないものが混ざってたり
あとで対応が求められているものが埋もれたりすると
それだけで仕事が大変という気持ちになってしまいます。
別のTODOリストや手帳で管理するのも手ですが
どうせなら普段から使っているツールで整理するのが
最も効率がよくて頭への負荷が少なく本業に集中できます。
この考え方に同意できるかたは、
対応が求められているメールに★をつけていって、
その後すべてのメールを選択してArchive（保管）すると
すぐにこの方法でメールが管理できるようになります。
お恥ずかしながら、僕の処理効率方法を紹介させていただきました。
感想・アドバイス・その他Tipsなどあれば、聞かせてくださいね。