相手に伝えるときに意識したい3つのこと

チームを作り始めて早3年が経ちました。

弊社では定期的な勉強会や有志の方による勉強会が開かれているので、技術の勉強をする機会というのはそれなりにあるかなとは思っているのですが、仕事に関するスキルについては弱いなと思うことが多々あるため、チームではそういった技術以外の仕事に関するスキルとか意識、価値観などを伝えるようにしています。

今回はチームで報告をもらっている中で、こういうところを意識して欲しいなというところと自分自身が意識してやっていることを3つにまとめて書いていこうかなと思います。

1. メディア力

チーム定例で「あなたの話はなぜ「通じない」のか(山田ズーニー著)」の本を紹介したことがあります。

この本は私が大学生のときに読んだ本なのですが、今振り返っても参考になる部分が多い本だなと思っているので、ぜひ一度読んでもらえるといいのではないかなと思います。

※ 社内の人は手元にあるので貸出します。

「メディア力」というのはこの本に出てくる言葉でどのようなものかというのを簡潔に話すと「自分自身を媒体としてみたときの情報の信頼性」のようなものです。

「同じことを言ってるのに自分が言ったときと別の人が言ったときで相手の反応が違う。」というのは多くの人が体験したことがあるのではないでしょうか。

このような時に相手が悪い、自分が嫌われてるとかではなくメディア力という観点から今の状況がどうなのかというのを振り返ってみると突破口が見えてくるのではないかなと思います。

実際よくある話として、「大丈夫」という言葉をベテラン、新人双方から聞くことがよくあるのですが、「大丈夫」という言葉は同じですが、新人の場合はより深く内容を聞いたり注意深く見るようにしています。

メディア力という考え方を知り、意見や提案を組んでいくと話は伝わりやすくなるのではないかなと思います。

2. 5W1Hと数字

「報告するときに何を意識すればよいですか?」とよく聞かれる中で答えているのが「5W1Hと数字」です。

5W1Hについてはメディア力のときに紹介した本にも書かれていますし、他のビジネス書などを見ても結構書かれていたりするのですが、「数字」という部分に関してはそれほど多く、強く書かれていないように感じています。

数字というのは私は特に意識しているところでもあるのですが、よく報告とかで「もうちょっとで終わります。」とか「だいたい終わってます。」とか「結構工数掛かりそう」とかもらうんですが、「もうちょっと」とか「だいたい」とか「結構」とか人によって具体的にどれくらいなのかというのは違ってくるので、具体的に数字で出してくれという話を良くしています。

数字はあいまいな部分をはっきりさせ、お互いの認識を合わせてくれるので意識して入れていくとよいと思っています。

3. 先に結論を持ってくる

いわゆるPREP法というやつです。

PREP法以外にもいろいろな方法があるとは思いますが、私が意識してやっているのがこの方法になります。

私は結構めんどくさがりなので、資料とか長々確認したりするのも好きじゃないので、自分が資料見るの最初の3枚くらいだし、忙しい人はもっと見ない可能性があるので、
資料作ったり、話すときは最初に結論や判断できる材料を持ってくるようにし、細かい内容については後に持ってくるようにしています。

私に報告とかしてくれる人についてもPREP法意識してやってくれるとありがたいなとか思ってます。

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