5つの工夫で学習塾の業務効率アップ!トライプラス新中野校の教室長として運営してみて1年ちょい、ポイントをまとめてみました。

皆さま、ご無沙汰しております。

BPSの雑用担当兼個別指導塾トライプラス新中野校教室長の大場です。

こんな発言もあって、有言実行を見せるためにも筆(というかキーボード)をとった次第です。

さて、学習塾を開校してから1年以上が経過しました。
正直、学習塾という分野に於いてはほぼ未経験でスタートしましたが、
絶賛夏期講習中でそこそこ生徒が出入りするほどには運営出来ています。
(もちろん生徒も絶賛募集中です。学習塾をお探し且つお近くにお住まいの皆さま是非!)

今日はタイトルにもあるように学習塾運営に於いて僕が工夫している点をまとめてみました。
個人的には学習塾の本質は、いかに生徒に時間を割けるかだと思っているのでそれ以外の無駄な時間を省く、つまり業務効率を改善することを目的としています。

早速見ていきましょう。
※塾の売上管理や教材発注などは本部システムがあるのでそれを利用しています。

1. 教師のシフト希望

「◯日までに休み希望入力してねー」と言って教室に紙で置いておいても、1週間に1日しか授業がないのでそもそも教室に来れない教師は入力のタイミング失って、結局直接連絡きて、それをどこかにまとめて、、、というアナログな運用を最初はしていました。

過去のシフト希望表。全員分を紙で回収して見やすいように一つに紙にまとめて、、、 とてもIT会社勤めとは思えないアナログ感ですね。笑

現在は、スプレッドシートに各自記入してもらう運用にしています。大学のサークルで利用している教師もいるので、思ったよりハマっている印象です。もちろん、スプレッドシートを知らない大学生もいますが、Excelのweb版という雑な説明で分かってくれます。家でもスマホでも編集出来るよ、というと「えー!?」というリアクションが貰えるのも楽しい所。

 

実際の画面はこんな感じ。無駄な紙が出ないのと、フォーマットが統一されるのでかなり見易い。変更通知をメールで受け取ったりも出来ますが、今のところは締切を決めてそれ以降は変更不可、という運用に寄せてます。

今どきの大学生はGmail持ってますし、家やスマホでも記入出来て変更の履歴も見れるので最高です。こちら側も一目でわかる上に、1~2ヶ月先の予定まで把握できるので重宝してます。おススメです。

2. 時間割及びコマグミ

BPSでコマグミくんというサービスを運営しておいてなんですが、実はこれもスプレッドシートに依存してしまっています。つまり、まだコマグミくんにはUI上の改善の余地が十二分にあると考えています。

これは出来れば早く脱却したいです。早く自社サービスに全部落とし込みたい。社内の稼働が空いた時に、ガーッと要望言いまくって叶えてもらう気満々です。

正直、まだこの位の人数なら何とかなってしまいます。振替のコマ数や教師と生徒の相性も頭の容量を超えてこないです。ただ、倍の人数になることを考えると怖いですね。脱却は冬期講習までの目標です。

3. 入退室管理、時給管理

生徒の入退室は、自社サービスの「入退くん」をフル活用しています。特に塾に通わせる小学生の保護者は、皆さん欲しがるので導入して良かったなと思います。中学生や高校生でも、保護者と生徒が欲しがれば申し込んでもらっています。(生徒は嫌がりますが。笑

保護者からは特に費用など頂戴せずとも運用できる点(50円/人)が非常に助かってますね。

また、教師のタイムカードとしても利用しています。教師が首から下げる名札にはQRコードも併せて印刷しており、それを入退くん同様かざしてもらうようにしてます。

塾の先生が首から下げてるあれにQRコードを印刷してしまってます。タイムカードの機器代、紙代、集計の工数すべてを削減できます。業務効率に一番貢献してるかも。

ぼくの塾では、授業と授業以外(例えば自習監督や事務作業など)で時給が違うので

  • 授業はかざさなくてOK(時間割を見て月末に算出)
  • 授業以外はスタートと終了時にかざす(月末に算出して時給を掛け算する)

という運用にしています。
毎月の教師給与の計算も、30分程度で済むので超楽ちんです。最初のうちは打刻忘れなども頻発しますが、それは紙でも一緒なんで割り切ってます。打刻修正も管理画面からすぐ出来ますしね。

非常にオススメです。無料でトライアルも出来るので、是非お試しください。

4. 各種テストの管理

定期テストの回収は塾運営にとってかなり重要です。各学校の先生の出題傾向の把握や復習でもう一回解き直したりなど、様々な利用が可能だからです。

全生徒に解答用紙だけでなく、問題用紙も持ってきてもらい回収する。ここまでは多くの塾でやっていると思いますが、ぼくの塾ではスキャンしてフォルダ分けまで徹底しています。

こうすることにより無駄な紙を塾に置かなくて済みますし、何より探す手間が大幅に削減できます。

ある学校だと、学年末テストの範囲がこれまでの定期テストの問題が中心なんてこともあり、
生徒がこれまでのテストを全部きちんと管理出来ていればよいですが、まぁ大体抜けてます。笑

学校、学年、年度、学期、種別(中間、期末、夏課題など)で分けると検索も一瞬です。スキャンなど手間も少々ありますが、長くやっていく上では業務効率化につながっていると思っています。

問題用紙だけでなく生徒の成績や答案用紙もスキャンしてフォルダ分けしています。個人的には生徒の答案用紙ほど生徒の学力情報が詰まっているものはない、と思ってます。

5. 教師との連絡手段

多くの塾では電話やメールが基本だと思いますが、ぼくの教室ではLINEをフル活用してます。個人LINEももちろんしますが、グループを作ってそこに招待していき、全体的なお知らせなどはそこに流す運用にしています。

例えば、ある教師が翌日の授業出られなくなったとき1-1のコミュニケーションツールだと、①まず僕が受け取って→②教師シフト見て→③空いてる人に連絡して→④ダメだったら他の人に連絡して、、、(急だと④⑤がループ)って流れになります。かなり効率が悪いです。教師も大学生が多く、即レス貰えないことも多々ありますしね。

しかし、グループ作成しておくと、その本人がグループに「明日の2コマ目が急用で出れなくなりました、誰か代わりにお願いします(´;ω;`)」と投稿すれば、各自で自分の予定と確認して挙手出来ます。非常に楽です。代わりの教師探し、という業務を教室長ではなく各自やってもらう感じですね(誰も手が挙がらなかった時は、mention付けたり僕が代わりに対応したりしてます)

個別指導塾は教師同士のコミュニケーションが希薄になりがちです。「○○くんのテキストって■■で良いんでしたっけ?普段はどう進めてますか?」というやり取りもココでやってもらうようにしてます。

あと、かなり重宝するのがノート機能。例えば、シフトをスプレッドシートで記入する方法を何度も口頭で説明するのは実は結構手間なので、ノートにまとめておいて「初出勤までに目を通してきてね」と伝えています。他にも教室休校日やWiFiのパスなど、パブリックな情報をまとめておけばある程度回ります。

保護者との連絡もLINE使って効率化できないかなーなんて考えてますが、教師をお願いしている大学生に比べ、年齢層の幅が大きくなかなかLINEの障壁が高いのでは、と感じています。(やるならLINE@とかかな?)


いかがでしたでしょうか?
せっかくIT企業に勤めながら塾運営というちょっと異色なことをやっているので、溜めた知見をなるべく活かせるよう色々工夫している”つもり”です。

実は他にも色々挑戦してて、例えばTrelloで生徒情報や生徒毎のTODO管理しようなんて時期もありましたが、失敗に終わりました。これは、Trelloというサービスが教師にハードル高すぎたのが原因です。何かしらで管理したいなとは思ってますが、生徒情報は割とセンシティブなんで扱いにも留意しつつ、模索している状態です。

色々やっているぼくの塾ですが、まだまだ改善の余地はあると思ってます。もしオススメのツールや運用方法などありましたら、ぜひぜひ教えてください。

最後まで読んで頂きありがとうございました。

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この記事の著者

Genki

1988年宮崎県生まれ、大学で福岡に行くも5年通って中退。 フラ~フラ~してたところを知り合いに拾ってもらい、 人材広告のベンチャー企業に就職しました。 もともと人材に興味があったかと聞かれると興味度は普通でした。 仕事はまぁまぁ楽しかったですけど。 でも、どちらかというと手に職をつけたかったので、 営業先の一つであったBPSに転職しました。 採用、総務、開発、営業、雑用などいろんなことをさせてもらっています。 投稿記事も開発系よりかは採用や人事系が多くなると思います。

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