こんにちは。BPS渡辺です。年末にはいり忙しさが激化してますね。昨夜も友達から連絡があり、”こんなデカイ案件いくつかあるけど対応した方がいいと思う？”みたいな話をふってもらえて、頼ってもらえる嬉しさもあり、デカイ案件の羨ましさもあり、お互い成長している実感もあり、なんだかんだ2017年もいい年だったんだなと感じています。
さて、毎年恒例の業務改善。いくつか既に実施済みなものもありますがちゃんと社内に思考の流れを説明したか記憶にないので社内への情報共有兼ねた内容にしています。今回のテーマはバックオフィス。
まずはバックオフィス業務の全体把握から
バックオフィス業務量、日報システムより抽出
事務作業関連の稼働履歴。”稼働率”はその業務に最も時間を費やしてくれているメンバが誰かをわりだすためのもので、”稼働人月”はそのメンバの全稼働の中でこの業務が何割しめているのかを知るための指標です。察しの通り、前者は管理社不在で改善を後回しにしがちな業務を改善したいときに誰に聞くのが一番いいかを知るため、後者は各専門職の部隊が業務外でいかに社を支えてくれているかを知るために用います。項目のネーミングがいまいちなのはとりあえず放置しています。
6ヶ月で600時間弱。年1200時間弱といったところでしょうか。ここに日報を書いてないメンバ、年末の作業、年度末の作業増加を加えるともうちょっと。約40人の会社で、平均化すると月3.5～4人月程度、つまり全体の10％程度のバックオフィス業務がある、という感じですね。弊社の他開発会社のそれを比べて多いのか少ないのかサッパリですがテコ入れしたらそれなりに効果あるように感じます。
バックフィス業務内容履歴、日報システムより抽出
作業履歴をみてみるとこんなかんじに。エクセルに貼り付けてユーザ名をボカしたので実際の画面と異なりますがやりたいことはぱっと見で伝わると思います。
とりあえず試しに10月の履歴の途中経過を見てみたら、電話対応が多い。月末月初の経費精算とか銀行めぐりが多い。まとまった時間を要しているのは単発の仕事にみえるけど、定常業務もごちゃまぜになって登録されているものもある。といったところでしょうか。うーむ。なんか、局所的にみても意味はない気がしますね。
履歴全体から業務発生頻度を抽出
どうせ対処するなら”効果がでかい”ところから着手したいですからね。そして、どうせ集計する何かつくるなら何度でも使えるものにしたいですしね。直近1.5年間のすべてのバックオフィス業務を抽出して、作業報告が多かった作業項目で並べてみました。ぱぱっと時間かけずにできるのはこのくらい。合計”時間”ではなく、業務の”出現頻度”をKPIにしてみました。
なぜ使った時間ではなく業務発生頻度をKPIにするのか？大まかに2つ理由があります。
1つは元データの粗さ
そんな事細かく作業内容を書いてもらっているわけではないし、今後もそこまで細かくしていきません。スタッフの大事な時間を記録の粒度を細かくするために使うのはナンセンス。勝手にとても細かく記録してくれるものがあれば別ですが。
2つ目は、狙う”効果”です
時間（≒お金）ではなく疲労を削減したい。日報での報告件数が多いということはその業務が認識されているということ。それが減ればいいなと思ってます。コストダウンは後からついてくるものですし。
あたりをつけて対処していく
見直し対象業務を洗い出す
リストから読み取れた頻発してるバックオフィスオフィス業務は以下の通り。
- 請求書の作成、確認、郵送
- 契約書の作成、確認、郵送
- 勤怠管理業務
- 経費精算業務
- 振込と入金確認
- 銀行への行き帰り
- 備品の手配、購入
方針をきめて一気に適用する
こういうのはダラダラすすめたり中途半端にすすめると終わらない作業ですよね。全体的に、社内人員の時間の時間を確保するためにお金で解決してます。
請求書の作成、確認、郵送→MISOCA
社員全員分のアカウントを作成して業務担当者が見積書・発注書・納品書・請求書などを作成でき、履歴を追えられるように全員分のアカウントを契約しました。郵送も1Clickで担当者が実行できるので確認や郵送手配の手間もなし。以前はZOHO使ってましたが、全書類の履歴を追えて、誰でも郵送手続きできる点でMISOCAにしてみました。
契約書の作成、確認、郵送→顧問弁護士
顧問弁護士に全員から直接相談できるような契約に変更し、会話のチャネルを増やしました。書類を用意する管理者がプロに直接相談するのが最も効率がいい。
勤怠管理業務→顧問社労士
こちらも顧問社労士が全員と直接相談できる契約に変更しています。出退勤情報は弊社の入退室管理システム「入退くん」に溜まっているため、社労士がこちらを確認して残有給などを管理し、万が一データに不備があれば直接やりとりをするように変更しています。
経費精算業務→顧問税理士
手書きは廃止。全員分のポーチを用意し、それぞれレシートなどをいれてまとめて顧問税理士へ。給与に上乗せして振り込みます。
振込と入金確認→顧問社労士＆税理士
外注頻度がそこまで高くないのと単価が高いのでこれは運用フローはそのままに。給与支払いは顧問社労士から顧問税理士とやりとりしていただいて、支払い用のマトメだけを頂戴しています。それを銀行のシステムにインポートしておわり。
銀行への行き帰り→ネットと銀行マン
全てネットで対応。ネットで対応できない住民税の支払いは取引銀行の担当者に来てもらい対処。これで会社から一歩もでなくていい。
備品の手配、購入→Amazon Business
口頭承認されてるのに買い物URLを記載した書類のやりとりはもう嫌だ。AmazonでBusinessアカウントを取得し買い物したそうな人にアカウントを配布。
効果検証
顧問メンバへの多少の支払い増。にたいしてどれくらい作業を減らせてるか。11月にはいってから徐々に適用したので、また3月末あたりに効果測定して別記事でまとめてみますね。アドベント2017には間に合わないけど。